Arbetsgivaren ska undersöka och bedöma arbetsmiljörisker när ett nytt arbetsschema planeras. Gör bedömningen före förändringen och låt berörda medverka. Schemat behöver prövas mot arbetsuppgifter och arbetsförhållanden, inte bara mot att passen går ihop i kalendern.
Nytt arbetsschema är en förändring att undersöka
AFS 2023:1, 11 §, kräver undersökning och riskbedömning när ändringar i verksamheten planeras. Ett nytt schema kan förändra vilka som arbetar tillsammans, hur arbetsuppgifter fördelas och vilka möjligheter som finns till återhämtning. Bedömningen ska dokumenteras skriftligt och visa vilka riskerna är och om de är allvarliga.
Den här artikeln beskriver arbetsmiljöprocessen. Frågor om arbetstidslag, kollektivavtal och förhandling behöver hanteras i sina egna tillämpliga processer. Att ett schema uppfyller en viss tidsregel visar inte ensamt att alla arbetsmiljörisker har bedömts.
Jämför den gamla och den planerade arbetsdagen
Börja med att beskriva vad som faktiskt ändras. Det kan vara passens längd, starttider, helgarbete, bemanning eller överlämning. Ange också vad som blir oförändrat. En grupp kan behöva hantera samma antal arbetsuppgifter med färre samtidiga kollegor, även om den totala arbetstiden ser likadan ut.
Samla erfarenheter från de olika arbetspassen. Fråga när arbetsmängden är hög, när stöd behövs och vilka uppgifter som riskerar att bli liggande. Undvik att bedöma ett kvällspass enbart med information från daggruppen. Skilj mellan återkommande arbetsuppgifter och tillfälliga arbetstoppar.
Undersök samband som kalendern inte visar
Studera hur arbetet påverkas före, under och efter ett pass. Om överlappning mellan grupper minskar kan överlämningen behöva ett annat upplägg. Om ny bemanning innebär ensamarbete behöver arbetsgivaren undersöka de riskerna. Om en stödfunktion inte finns tillgänglig under vissa tider behöver det framgå hur gruppen får hjälp.
Frågorna är exempel på underlag för undersökningen. De betyder inte att varje schemaförändring medför samma risker. Anpassa bedömningen till verksamheten och anlita sakkunnig hjälp om den egna kompetensen inte räcker. Företagshälsovård eller motsvarande kan vara en resurs i arbetsmiljöarbetet.
Exempel: kortare överlappning mellan två grupper
I ett tänkt företag planeras ett schema där två arbetsgrupper möts under kortare tid. Gruppen på nästa pass behöver få information om avvikelser och pågående uppgifter. När deltagarna beskriver arbetet framkommer att flera frågor brukar lösas under den tidigare överlappningen.
Arbetsgivaren undersöker därför hur information, stöd och arbetsfördelning ska fungera med det nya upplägget. En möjlig åtgärd behöver prövas mot de faktiska arbetsuppgifterna. Att bara lägga till en digital anteckning visar inte att mottagaren har tid och förutsättningar att använda informationen.
Planera åtgärder och en verklig uppföljning
Hantera riskerna innan förändringen genomförs. Åtgärder som inte utförs omedelbart ska dokumenteras i en handlingsplan med ansvarig och tidpunkt enligt 13 §. Bestäm hur ni ska kontrollera att åtgärderna fungerar efter införandet och vem som tar emot nya signaler från arbetsgruppen.
- Beskriv förändringen och vilka grupper som berörs.
- Samla erfarenheter från alla relevanta arbetspass.
- Bedöm och dokumentera identifierade risker.
- Bestäm åtgärder och kontrollera förutsättningarna före start.
- Planera en uppföljning av faktiska arbetsförhållanden.
Undvik att behandla uppföljningen som enbart en trivselfråga. Undersök exempelvis om överlämning fungerar, om arbetsuppgifter kan genomföras och om planerat stöd finns tillgängligt. När utfallet skiljer sig från antagandena behöver arbetsgivaren ta ställning till kompletterande åtgärder.
Ta med frågan till rätt utbildning
För en arbetsplats i Jönköping kan schemaförändringen vara ett konkret exempel inför utbildning. BAM ger en grund för arbetsmiljöarbetet; fördjupning väljs efter de kunskapsluckor ni identifierar. Se kontaktvägen för BAM i Jönköping.
Läs även artikeln om överlämning mellan arbetspass för den mer avgränsade informationsfrågan. En utbildning ersätter inte riskbedömningen av ert planerade schema, men kan ge gemensamma begrepp när ni arbetar vidare med den.
Bestäm vilka uppgifter som behöver finnas på plats inför beslutet, och skilj dem från sådant ni följer upp efter införandet. En okänd bemanningsförutsättning ska inte behandlas som ett bekräftat antagande. Dokumentera osäkerheten och ta ställning till hur den ska undersökas. Om schemat ändras igen under planeringen behöver riskbedömningen följa det förslag som faktiskt ska genomföras.
Låt även de som tillfälligt är frånvarande få möjlighet att lämna relevanta erfarenheter genom den ordinarie processen. Medverkan ska handla om arbetets förutsättningar, inte om att kartlägga enskildas hälsa inför gruppen.
Källa och avsändare
Faktakontroll 9 oktober 2026: Arbetsmiljöverket, AFS 2023:1, gällande grundföreskrifter. Exempel och checklistor är redaktionella rekommendationer. Avsändare: AB Kompetensutveckla i Sundsvall.
Illustrativt foto: Vitaly Gariev / Unsplash, använt enligt Unsplash-licensen.