En överlämning mellan arbetspass behöver visa vilka arbetsmiljörisker nästa pass måste känna till, vilka skyddsåtgärder som gäller och vem som hanterar öppna frågor. Beskriv särskilt sådant som avviker från det vanliga. Anpassa formen efter arbetet så att mottagaren faktiskt kan förstå och använda informationen innan den berörda uppgiften börjar.
Börja med vad som har förändrats
Det är lätt att en överlämning bara handlar om vad som är färdigt och vad som återstår. Lägg därför till frågan om något har förändrat förutsättningarna för säkert arbete. Det kan gälla en avspärrning, ändrad bemanning, utrustning som inte får användas eller ett arbetsmoment som behöver göras på ett annat sätt. Beskriv var förändringen finns och vilka som berörs.
Arbetsgivaren ska se till att arbetstagarna har tillräckliga kunskaper om arbetet och dess risker enligt 10 § AFS 2023:1. Reglerna föreskriver inte en universell mall för skiftöverlämning. En genomtänkt överlämning kan däremot vara en del av hur ni ser till att aktuella risker och instruktioner når rätt personer. När det finns allvarliga risker ska det finnas skriftliga instruktioner för ett säkert utförande.
Fem frågor för överlämning mellan arbetspass
Använd följande frågor som ett redaktionellt stöd: Vad har hänt eller ändrats? Vilken risk behöver nästa pass känna till? Vad gäller tills problemet är löst? Vem hanterar frågan? När och hur kommer ett nytt besked? Frågorna hjälper er att skilja en vanlig lägesrapport från information som påverkar förutsättningarna för arbetet. Anpassa dem till verksamheten och befintliga rutiner.
Skriv så att en person som inte deltog i det tidigare samtalet kan förstå. Formuleringar som samma som förut eller ta det försiktigt lämnar för mycket åt mottagaren. Ange hellre vilken arbetsplats, utrustning eller uppgift informationen gäller och hänvisa till den aktuella instruktionen. Undvik att skapa nya arbetsmetoder i en snabb överlämningsanteckning utan att de har bedömts och beslutats av rätt person.
Ett påhittat exempel på tydligare information
Tänk dig att en arbetsgrupp under ett pass upptäcker att en normalt använd passage behöver stängas. Ett knapphändigt besked är att det är strul vid ingången. Ett mer användbart underlag anger vilken passage det gäller, att den är avstängd, vilken beslutad väg som ska användas och vem som ansvarar för nästa besked. Den faktiska alternativa vägen måste vara bedömd utifrån arbetsplatsens förhållanden.
Nästa pass behöver också veta om den tillfälliga lösningen påverkar andra uppgifter. Kanske behöver en leverans planeras om eller en annan grupp informeras. Exemplet är en övning, inte en beskrivning av en verklig händelse i Jönköping. Poängen är att mottagaren behöver förstå både begränsningen och hur den påverkar arbetet; en anteckning om att någon känner till felet räcker inte.
Bestäm vem som lämnar och tar emot
Klargör i rutinen vem som lämnar informationen och vem som ska säkerställa att den når berörda. Om arbetspassen inte möts behöver ni en annan fungerande lösning. Det kan vara ett gemensamt underlag med en bestämd kontaktväg för frågor. Välj en form som fungerar även för den som är ny, arbetar tillfälligt eller saknar tillgång till den kanal ni vanligtvis använder.
En viktig kontrollfråga är vad mottagaren ska göra när uppgifterna är oklara eller motsägelsefulla. Ange vem som kan ge besked och hur frågan tas vidare om den personen inte är tillgänglig. Lägg inte ansvaret på nästa pass att gissa vilken version som gäller. Arbetsgivaren behöver ordna förutsättningarna för informationsöverföringen, inklusive den tid som behövs för den.
Kontrollera att informationen går att använda
Pröva rutinen med ett anonymiserat exempel från verksamheten. Be mottagaren återge vad som gäller och vilken fråga som behöver lösas innan arbetet fortsätter. Om olika personer drar olika slutsatser kan texten, kontaktvägen eller instruktionen behöva förbättras. Det är ett sätt att kontrollera begripligheten, inte ett personprov där den som frågar riskerar att framstå som besvärlig.
Vanliga misstag är att blanda aktuella avvikelser med gamla ärenden, låta muntliga besked motsäga dokumentationen och utgå från att alla har läst ett meddelande. Markera när en tillfällig lösning slutar gälla och vem som har ändrat beskedet. Följ också upp återkommande brister i överlämningen i det ordinarie arbetsmiljöarbetet, så att de inte bara repareras informellt mellan två personer.
Använd överlämningen som utbildningsfråga
För en verksamhet i Jönköping kan en befintlig överlämningsrutin vara ett konkret underlag inför arbetsmiljöutbildning. Läs om kursalternativen i Jönköping och jämför med Kompetensutvecklas urval för SAM i Jönköping. Formulera vad ni behöver förstå om rutiner, kunskaper och medverkan. Lämna personuppgifter och känsliga verksamhetsdetaljer utanför övningsfallet.
Källor och faktakontroll
Arbetsmiljöverket: AFS 2023:1, 8 och 10 §§ med allmänna råd. Regler och vägledning kontrollerade den 1 oktober 2026. Kursuppgifter kontrollerade mot Kompetensutvecklas aktuella kursbeskrivning och bokningsväg samma dag.
Illustrationsfoto: JESHOOTS.COM via Unsplash. Bilden visar inte en dokumenterad kurs eller kundverksamhet.